Если Вы планируете открыть фитнес клуб, то перед Вами рано или поздно встанет вопрос об его автоматизации. В настоящее время существует множество решений, предлагаемых различными компаниями, работающими в сфере автоматизации предприятий. Автоматизация фитнес клуба может быть на основе готового продукта или разработки индивидуальной системы управления. Со своей стороны мы хотели бы дать несколько советов по выборе того или иного метода автоматизации и рассказать о наиболее распространенных решениях, применяемых в данной области.
С чего начинать?
Первоначально нужно определиться с задачами, которые Вы планируете решить с помощью автоматизации предприятия, а также рассчитать бюджет можно выделить для решения данных задач. Спектр решений, предлагаемых различными компаниями очень разнообразен, начиная от программного обеспечения для управления фитнес клубами до внедрения систем комплексного управления предприятием на базе систем СКУД (Системы контроля и управления доступом). Функциональность конечных решений, в большей степени ограничена только финансовыми возможностями заказчиков. После постановки первоначальных задач можно переходить к выбору программного обеспечения, которое в дальнейшем будет ядром всей системы управления. Здесь предлагаются разные варианты: разработка индивидуальной программы, различные решения из других сфер бизнеса, адаптированные для работы в фитнес клубах, специализированное программное обеспечение для управления фитнес клубами. Каждый их этих вариантов имеет свои плюсы и минусы. Мы посоветовали бы начать рассмотрение с вариантов использования готовых специализированных программ для фитнес клуба. Специализированные программы изначально разрабатывались для контроля за деятельностью спортивных учреждений и соответственно в максимальной степени учитывают все особенности ведения данного бизнеса. Внедрение готового продукта обычно занимает 5-10 дней в отличие от реализации индивидуального проекта, где на этапы: постановки задачи, реализации, тестирования и внедрения уходит от 6-12 месяцев в зависимости от сложности проекта. Обычно в итоге получаются программы, которые на 90-100% удовлетворяют нынешним потребностям клиента, но с другой стороны их функциональность намного примитивнее чем у готовых систем. И если потребуется расширения функциональных возможностей, то за них придется дополнительно платить. Использование программ из других областей обычно заканчивается сменой программного обеспечения, так как в большей степени данные системы полноценно не учитываютспецифику ведения спортивного бизнеса и не удовлетворяют базовым потребностям заказчика.
Специализированное программное обеспечение для фитнес клуба
При выборе специализированного программного обеспечения для фитнес клуба нужно обратить внимание на следующие моменты: сколько лет компания разработчик на рынке, какие предприятия уже используют данное ПО, детально ознакомиться с функциональностью системы, условиями поставки, внедрения и технической поддержки.
Выбранное Вами программное обеспечение, будет являться ядром всей системы управления предприятием. От его базовых возможностей будет зависеть автоматизация всех внутренних бизнес процессов протекающих на предприятии, а также масштабируемость всей системы управления в целом. Если рассматривать специфику работы фитнес клубов, то основные зоны, которые требуют автоматизации — это рецепция клуба, залы групповых занятий, spa-зона, бар, бассейн, магазин, склад. Оптимально в каждой зоне установить компьютерное рабочее место и объединить их локальной сетью для возможности работы сотрудников клуба в едином информационном поле. В данной схеме все базовые операции будут проводиться на точках обслуживания клиентов, а результаты данных операций обрабатываться и выдаваться в виде отчетов на компьютерах руководства клуба.
Одним из готовых решений, является программное обеспечение для фитнес клуба «UNIVERSE-Фитнес» от компании «Юниверс-софт», которое уже несколько лет используется в фитнес клубах и других различных спортивных учреждений, таких как: дворцы спорта, wellness-центры, теннисные клубы, студии танцев, йога центры.
Основные возможности программы:
ведение клиентской базы данных (личная, контактная и финансовая информация, фотография, история всех операций по контрактам, история посещений и приобретенных товаров и услуг)
работа с гостевыми, действующими и корпоративными клиентами
работа с клиентскими картами (продажа, продление, заморозка, блокировка)
работа с любыми видами идентификационных и пластиковых карт (штриховые, магнитные и смарт-карты)
регистрация посещений клиентов, в том числе гостевых
контроль над предоставлением услуг и учет их оплаты.
депозитная система оплаты и полное исключение движения наличных денег внутри клуба
работа с торговым и кассовым оборудованием
работа со счетами клиентов
ведение прейскурантов дополнительных услуг: бар, SPA, косметические салоны, персональные тренировки, массаж, солярий, ресторан, магазины и т.д.
ведение склада, учет основных операций по товарам (приход, продажа, списание), учет расхода материалов по нормам в баре и салоне красоты
формирование групповых занятий и предварительное резервирование услуг
обеспечение учета рабочего времени персонала
расчет заработной платы сотрудников клуба
обеспечение ведения управленческого учета
стандартный набор отчетов по продаже контрактов, посещаемости клиентов, работе сотрудников, кассовым и финансовым операциям
разграничение прав доступа пользователей к системе
резервное копирование данных системы
выгрузка данных в офисные приложения
возможность работы в локальной компьютерной сети клуба
Одним из неоспоримых преимуществ системы является ее технологическая платформа не требующая выделения специализированного сервера, программа с легкостью работает на стационарных компьютерах, что позволяет существенно уменьшить расходы на автоматизацию клуба и дальнейшее обслуживание всей системы управления.
СКУД (Системы контроля и управления доступом.)
Если для автоматизации фитнес клуба Вам не достаточно только программных решений, то их можно дополнить аппаратными (системы СКУД). В большинстве случаев системы СКУД представляет собой систему, разграничивающую доступ в определенные зоны клуба. Вход в зоны может быть ограничен турникетами или дверями с электромагнитными замками. По практике с помощью системы СКУД решаются две задачи: автоматическое распределение потоков клиентов (в определенные зоны могут войти только те клиенты, которые имеют туда доступ) и формирование аналитической информации по загруженности определенных зон клуба. Система СКУД может управляться как через внешнюю систему управления предприятием, так и через программу, которая поставляется в комплекте с оборудованием. В большинстве случаев система СКУД проектируется индивидуально под каждого заказчика, соответственно это отражается на конечной стоимости (стоимость конечных решений доходит до нескольких миллионов рублей). С другой стороны практика использования таких систем в клубах очень неоднозначна, поэтому перед тем как принять решение об установке системы СКУД нужно четко понимать какой результат Вы хотите получить на выходе.
Выводы
Мы рассмотрели несколько вариантов автоматизации фитнес клубов. Программная автоматизация - в основе готовое программное обеспечение для фитнес клуба и аппаратная –базовая система расширяется системой СКУД. Данные решения ориентированны, как на небольшие клубы так и на крупные предприятия, имеющие сложную внутреннюю структуру и требующие индивидуального подхода к автоматизации. За владельцем фитнес клуба становится задача четко сформулировать свои потребности по автоматизации предприятия и выбрать готовое решение из представленных на рынке.
Кто должен управлять фитнес клубом: профессиональный спортсмен или профессиональный менеджер?
Является ли, например, высококвалифицированный строитель подходящим руководителем для риэлтерской фирмы? Занимаясь строительством, он участвовал в создании продукта, но без должной подготовки и практики он не представляет, как эффективно продавать этот продукт. Это относится и к любой другой профессии.
Но если строитель знает продукт, который предстоит продавать, то спортсмену, во время его профессиональной карьеры никогда не приходилось сталкиваться с продуктом фитнес , поскольку цели спорта, в особенности профессионального не имеют ничего общего с целями фитнеса, а влияние на организм человека диаметрально противоположенное. Сравните: результат - любой ценой (ценой здоровья), и здоровье - высшая ценность. Поэтому и автоматическое перенесение опыта из сферы спорта в сферу фитнеса может быть не только не продуктивным, но и опасным для здоровья клиентов.
Существует и психологический аспект, затрудняющий для большинства спортсменов успешную работу в клубе: обычно им сложно подобрать ключ к людям с низкой мотивацией к упорным тренировкам и достижению результата. Около 80% тех, кто продлевает клубное членство, не достигли поставленных целей, хотя при вступлении в клуб называют в качестве главного мотива вступления улучшение физической формы. Значит, в клубе есть нечто помимо тренировочного процесса и результатов, что позволяет привлекать и удерживать членов клуба. Если член клуба готов целенаправленно тренироваться, то тренер оказывает ему высококвалифицированную помощь, но таких целеустремленных и волевых людей меньшинство, около 20%, для подавляющего большинства клуб это место приятного проведения досуга, возможность снять стресс, избавиться от болей в спине, найти новый круг общения и т.п.
Если в управлении фитнес-клубом не учитывается эта специфика, клуб не сможет ничего предложить абсолютному большинству своих клиентов и неизбежно будет терять значительную часть своего дохода.
Те же препятствия могут стоять на пути успеха профессионального спортсмена как в роли фитнес директора/менеджера, так и в роли тренера по фитнесу.
Все вышеприведенные аргументы отнюдь не призваны ввести табу на работу профессиональных спортсменов в фитнес индустрии, а лишь помогают привлечь внимание владельцев и руководителей клубов к тому факту, что спортивные достижения не могут служить паспортом для работы в фитнес клубе. Для работы в фитнес индустрии необходимо пройти профессиональное обучение и обладать необходимыми личностными качествами, как, впрочем, для работы в гостиничном, ресторанном, риэлтерском, туристическом и других сферах бизнеса, связанных с продажей услуг.
